Какие сроки хранения и уничтожения у бухгалтерских документов

Все сведения бухгалтерского учета выступают в качестве документации, подтверждающей расходы и доходы конкретной организации. В связи с этим одной из первостепенных обязанностей субъекта (-ов) деятельности является организация для них подходящих условий хранения, а по завершении соответствующих сроков — обеспечить своевременное уничтожение. Уничтожение подобных документов происходит в соответствии с надлежащим порядком.

Порядок хранения документов

Вся бухгалтерская документация составляет около 80 % от общего оборота документов в любой организации. Основная задача бухгалтера заключается в ведении ее учета, архивном хранении, а также правильном и своевременном уничтожении. Чтобы правильно осуществить сохранение и уничтожение этой документации нужно обладать соответствующими знаниями в области действующего законодательства. При этом следует знать, что хранить нужно не только бумажные виды документов, но и те, которые находятся на электронных носителях.Хранение документов в папках
На сегодняшний день общий порядок, установленный для хранения бухгалтерской документации, прописан в следующих документах:

  • федеральный закон (с 2004 года);
  • основные положения о порядке функционирования архивов в организациях, которые были признаны и одобрены Росархивом с 2002 года. В них не регламентированы такие параметры, как период сохранности документов;
  • список архивных типовых документов управленческого порядка, которые формируются при непосредственной деятельности органов госструктур, а также инстанций местного самоуправления от 2010 года;
  • действующее на сегодняшний день Положение о документообороте и документах, а также бухгалтерском учете. Это положение утверждено Минфином СССР от 1983 года;
  • положение, установленное Федеральной комиссией для рынка ценных бумаг от 2003 года;
  • для вычисления конкретных сроков для сохранности бухгалтерских документов следует руководствоваться изданным списком архивных типовых документов управленческого порядка, которые формируются при непосредственной деятельности органов госструктур, а также инстанций местного самоуправления от 2010 года.

Этот список включает в себя основные документы, которые будут образовываться при работе органов государственных структур, а также инстанций местного самоуправления и других учреждений при проведении однотипных процедур. Эти процедуры являются общеприменимыми для подавляющего большинства организаций, вне зависимости от существующей формы организации и подотчетности с обязательным указанием срока их сохранности.

В этот список входят документы, которые были сгруппированные по соответствующим разделам. Их составляют при фиксации хоздеятельности конкретной организации, а также Указания по их использованию. Этот перечень включает раздел «Учет и отчетность». В этот раздел входят «Отчетность и бухгалтерский учет» и «Отчетность и статистический учет».Налоговый кодекс Российской Федерации

В России Налоговый кодекс обязывает всех налогоплательщиков на протяжении четырех лет осуществлять сохранность этой бухгалтерской документации. Это правило касается и документов, которые подтверждают получение организацией доходов, расходов и удержание (уплату) налогов. Все индивидуальные предприниматели, которые используют УСН, обязаны соблюдать эти предписания в том случае, если другие сроки хранения не были законодательно предусмотренными.

Следует знать, что четыре года являются общими сроками для хранения. А вот сколько должны храниться определенные виды документов определяют соответствующие постановления.

По отношению к некоторым типам документов налоговое законодательство может установить определенные периоды сохранности. По другой схеме нужно хранить документацию, которая подтверждает размер убытков данного налогоплательщика. Такая документация должна храниться на протяжении всего периода уменьшения налогоплательщиком налоговой базы для данного налогового периода в размере суммы сформированных ранее убытков. При этом налогоплательщики имеют право переноса сформированных убытков в течение десяти лет, которые будут следовать за тем налоговым периодом, в котором был получен убыток. Поэтому вся документация об убытках должна храниться на протяжении десяти лет.

Каждый бухгалтер знает, что несмотря на требования закона, хранить следует в течение четырех лет, их нужно сохранять на протяжении пяти лет. В 2013 году вышло новое постановление, где отмечается, что вся учетная первичная документация и финансовая отчетность должны храниться субъектом на протяжении тех сроков, которые были установлены правилами государственного учреждения архивного дела. Этот период должен быть не меньше пяти лет после года отчета. В результате происходит соответствие всех законодательных норм — как бухгалтерского, так  и налогового.Бухгалтерский баланс за декабрь

В данной ситуации необходимо знать, что срок хранения сведений начинает отсчитываться от первого января года, которые идет следом за годом завершения делопроизводства (если делопроизводство было закрыто в 2009 году, то срок сохранности начинает исчисляться с первого января 2010 года). Уничтожать документы можно только тогда, когда срок их хранения успел истечь и период, к которому они имели непосредственное отношение, уже был проверен.

Бесплатная консультация

Актуальную (текущего года) документацию надлежит хранить в организации (бухгалтерской службе). Хранить можно либо спецпомещении, либо в специально оборудованных (замыкающихся) шкафах в отделе бухгалтерии. Условия хранения должны способствовать защите бухгалтерской документации от различных несанкционированных исправлений. Ответственным лицом за их сохранность выступает главный бухгалтер конкретной организации.Ящики для хранения документов

Кто несет ответственность за ненадлежащее хранение

Главным и ответственным лицом, которое в первую очередь отвечает за ненадлежащие условия хранения первичных документов учетной категории, является руководитель данного финансового учреждения. Помимо него ответственность за сохранность первичной документации, бухгалтерскую отчетность, а также регистр бухучета, несет главный бухгалтер данной организации.

Ответственность данные лица несут в следующих случаях:

  1. утеря;
  2. хищение;
  3. стихийные бедствия;
  4. пожар;
  5. противоправные нарушения со стороны третьих лиц.

В случае хищения документации, этот факт (наличие неправомерных действий) должен получить подтверждение соответствующими правоохранительными органами. При утере документации по причинам разрушительного действия стихии, данный факт также следует подтвердить при помощи уполномоченных органов. В случае возникновения пожара должна быть справка, выданная органами пожарного надзора.

Справка, подтверждающая пожар в квартире

Если первичная документация была утеряна, то по действующему законодательству, руководитель данной организации должен своим приказом назначить комиссию для расследования причин потери.

Также, согласно законодательству, факт отсутствия требуемой документации считается грубым нарушением учёности расходов и доходов. Под этим нарушением понимают следующие положения:

  • отсутствие счетов-фактур, первичной документации, регистров бухгалтерского учета;
  • неверное и/или несвоевременное отражение счетов бухучета для хозяйственных операций с денежными средствами, носящих систематический характер (два или более двух раз на протяжении календарного года).

Заполненный бланк счет-фактурыНарушение порядка, а также периода сохранности для бухгалтерской документации карается административной ответственностью в виде штрафа. Размер штрафа может варьироваться в определенных пределах, установленных законодательством. Кроме этого, наличие вышеописанных нарушений считается и налоговым правонарушением. Согласно Налоговому кодексу России за это нарушение также предусматривается штраф, размер которого значительно больше административного штрафа.

Главное лицо, которое несет непосредственную ответственность за сбережение — главный бухгалтер. Поскольку только он имеет право принимать решение, позволяющее выдавать подобного рода документацию другим сотрудника, работающим в различных подразделениях конкретной организации или предприятия.

Ответственность за несоблюдение правил хранения вышеописанной документации бывает налоговой и административной. Кроме этого, осуществление процедуры ликвидации документов, без следования установленным правилам их хранения, считается незаконным и влечет за собой административную ответственность. Админответственность в этом случае предусматривает наложение на главного бухгалтера административных санкций, предупреждений и штрафа.Отчет о прибылях и убытках

Сроки уничтожения

Как уже отмечалось в предыдущих подпунктах, разнообразные бухгалтерские документы могут иметь различные законодательно установленные сроки сбережения. Сроки, после которых необходимо проводить процедуру уничтожения:

  1. для документов, связанных с начислением налогов уничтожение проводят через три года;
  2. передаточные, ликвидационные и годовые отчеты и балансы уничтожают по истечении 10 лет;
  3. учетные регистры уничтожают по истечении трех лет;
  4. отчеты и балансы за квартал можно уничтожать через 3 года;
  5. все виды лицевых счетов сотрудников подлежать уничтожению только по истечении 75 лет.

Более детально все периоды хранения для каждого вида документов приведены в федеральном законе, которые называется «О бухгалтерском учете». Здесь же детально прописана сама процедура уничтожения документации, которая не является налоговой.

После того, как установленный период сбережения истек, всю документацию надлежит либо уничтожить, либо передать в Архивный фонд России. Необходимо знать, что процедуру ликвидации следует согласовать с архивными структурами – документацию направляют соответствующий запрос.Машина для уничтожения документации

Сама процедура уничтожения содержит в себе следующие пункты:

  • осуществление экспертизы с целью установления возможной ценности;
  • формирование необходимого акта о выделении определенных дел к их последующей ликвидации;
  • непосредственное физическая ликвидация;
  • составление акта об уничтожении.

Как видим, знание вышеизложенной информации сможет существенно помочь вам избежать нарушений при сбережении и ликвидации бухгалтерской документации.

Видео «О технологии хранения документов бухгалтерии»

Видео о том, что такое технология хранения документов и из чего она состоит. Посмотрев запись, вы узнаете сроки хранения и уничтожения бухгалтерских документов, а также о том, как их упорядочить.

Источник: https://www.nalog.ru/

Нужны срочно деньги?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.